Внутри компании или организации существует множество видов коммуникации. Но, когда требуется как-то формализовать общение, нужно подготовить официальный документ.
Именно служебная записка – один из самых распространенных его видов.
Когда их пишут
В целом это документ произвольной формы, который служит для официального обмена информацией внутри компании. На законодательном уровне форма и порядок её составления не описан. Но определённые правила её составления за долгие годы существования бюрократии появились.
- Вначале обычно указывают название организации и кому она адресуется;
-
затем надо написать, от кого документ;
-
в основной части, чаще всего в произвольной форме, идёт суть записки;
-
в конце надо указать дату её составления и подписаться (обязательно с расшифровкой).
Основная часть
Есть некоторые нюансы, как писать содержательную часть. Всё зависит, конечно, от того, зачем её пишут, но в целом всё просто. Начинать необходимо с точного перечисления целей этого документа. Затем нужно описать, почему это важно и почему ответ требуется получить в указанные сроки. Очень важный этап – описать необходимые факты или сослаться на документы и источники, где их можно посмотреть. В самом конце можно сделать вывод или, в зависимости от цели, сделать рекомендации.
Когда писать
Обычно именно с их помощью подчиненные доводят начальству какие-то предложения, а подразделения доносят какую-то информацию. Также их отправляют, чтобы получить какую-то помощь, выполнить операции или внести коррективы в работу. Также с их помощью решают рабочие вопросы, вроде получения отпуска, оформления командировки и тому подобное. Но этим на самом деле тематика не ограничивается. Появление таких документов оговаривается во внутренней нормативной базе, но в целом служебку готовят тогда, когда не оговорено ничего другого.